Politică de confidențialitate

ULTIMA ACTUALIZARE: IUNIE 2020

Prin prezenta Politică ne propunem să vă informăm despre modul în care colectăm, utilizăm, transferăm și protejăm datele Dumneavoastră cu caracter personal, în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (denumit în continuare GDPR).

  1. Cine suntem noi

SMART ACADEMY SRL are sediul în. ALBA IULIA, str. MOLDOVEI, nr. 4, judeţul ALBA, cu punct de lucru declarat în Deva, str. 22 Decembrie, nr. 37A, cam. 4, Județ Hunedoara, CUI. 30123544, inregistrata la ORC de pe langa Tribunalul Alba sub nr.J1/796/2017.

Datele de contact ale Responsabilului cu protecția datelor:

E-mail: office@smartacademy.ro

Tel: 0358/401575

  1. Principii de prelucrare a datelor cu caracter personal

SMART ACADEMY SRL, în calitatea sa de Operator de date, prelucrează datele cu caracter personal ale candidaților care aplică pentru posturile disponibile, angajaților, reprezentanților partenerilor contractuali, participanților la cursurile de formare profesională și altor persoane fizice care interacționează cu compania și/sau sunt antrenate în relații contractuale.

În contextul furnizării serviciilor noastre de contabilitate, consultanță financiară, management de proiect, formare profesională, administrare de condominii și fonduri europene, prelucrăm date cu caracter personal în conformitate cu cerințele GDPR.

Datele cu caracter personal sunt:

  • Prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;
  • Colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
  • Adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;
  • Exacte și actualizate în termen;
  • Păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele;
  • Prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.
  1. Care sunt tipurile de date prelucrate și scopul prelucrării

În cazul candidaților la posturile disponibile la nivelul companiei, prelucrăm datele cu caracter personal furnizate în mod voluntar prin intermediul CV-ului transmis: nume, prenume, data nașterii, experiența profesională, abilități profesionale. Nu solicităm și nu colectăm în mod intenționat categorii speciale de date cu caracter personal. În situația în care un CV conține astfel de date (cu titlu de exemplu CNP, date care indică originea rasială sau etnică, opinii politice, religioase), ni se acordă în mod expres consimțământul de a stoca astfel de informații.

În contextul furnizării serviciilor noastre, în funcție de scopurile specifice, datele cu caracter personal prelucrate se referă la: nume şi prenume, data şi locul nașterii, denumirea postului şi a societății/entității din care faceți parte, adresa poștală, inclusiv adresa de domiciliu, adresa profesională, numărul de telefon mobil, numărul de fax și adresa de e-mail, date conținute în dosarul de personal, date financiare și alte date similare despre dumneavoastră, plăți efectuate, solicitări și proiecte, informații colectate din surse publice și baze de date, informații privind litigii relevante și importante sau alte acțiuni în instanță demarate împotriva dumneavoastră sau de către dumneavoastră, împotriva unui terț afiliat dumneavoastră, detalii şi informații despre vizitele dumneavoastră la birourile noastre, precum şi alte date referitoare la interacțiunea cu noi.

În plus, în desfășurarea activităților noastre, este posibil să prelucrăm următoarele categorii speciale de date cu caracter personal despre dumneavoastră, cum ar fi: codul numeric personal, seria și numărul Cărții de Identitate, date privind sănătatea, date privind apartenența la sindicate și date privind condamnări penale şi infracțiuni.

Pentru vizitatorii site-ului este posibil să colectăm date prin module cookie sau alte tehnologii similare, precum: adresa IP, navigatorul de internet, locația, paginile web accesate pe site-ul nostru, timpul petrecut pe site, rețeaua de internet, dispozitivul utilizat. Pentru mai multe detalii în acest sens, consultați Politica de cookie.

Colectăm Datele dumneavoastră cu caracter personal direct de la dumneavoastră, în anumite împrejurări, inclusiv:

  • În momentul în care solicitați consultanță din partea noastră;
  • În momentul în care navigați, solicitați informații sau interacționați pe website-ul nostru;
  • În momentul în care prestați sau vă oferiți să prestați servicii pentru noi;
  • În momentul în care ne comunicați voluntar, din orice motiv, Datele dumneavoastră cu caracter personal.

În anumite împrejurări, colectăm Date cu caracter personal cu privire la dumneavoastră de la o sursă terță. Spre exemplu, putem colecta Date cu caracter personal de la angajatorul dumneavoastră, alte societăți sau persoane fizice cu care aveți legături, agenții guvernamentale, birouri de credit, furnizori de informații sau servicii sau din arhive publice.

  1. Care sunt scopurile și temeiurile legale pe care se bazează prelucrarea datelor

Datele dumneavoastră sunt prelucrate în vederea încheierii și executării diferitelor contracte și în unele cazuri în vederea îndeplinirii obligațiilor legale care ne revin. De asemenea, unele activități de prelucrare sunt realizate în baza consimțământului oferit în prealabil, sau pentru atingerea interesului legitim al societății, cu excepția cazurilor în care interesele sau drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale prevalează asupra acestor interese.

Prelucrăm datele Dumneavoastră cu caracter personal în măsura permisă sau impusă de legislația aplicabilă în următoarele scopuri:

  • Gestionarea şi administrarea relației dintre dumneavoastră şi SMART ACADEMY SRL, inclusiv servicii de contabilitate, consultanță financiară, management de proiect, formare profesională, administrare de condominii și fonduri europene;
  • Respectarea obligațiilor noastre legale (cum ar fi obligații de păstrare a evidențelor), obligații de verificare a conformității sau de înregistrare (cum ar fi în scopuri de combatere a spălării banilor, verificare și conformare financiară, în scopurile prevenirii și identificării fraudelor și infracțiunilor);
  • Comunicarea cu dumneavoastră pentru a vă informa constant în legătură cu evoluția serviciului solicitat, analizarea și îmbunătățirea serviciilor și comunicărilor noastre către dumneavoastră;
  • Protejarea securității și gestionarea accesului la platforma online și celelalte sisteme, prevenirea și detectarea amenințărilor de securitate, fraudelor sau a altor activități infracționale;
  • În scopuri de asigurare, monitorizare și evaluarea conformității cu politicile și standardele noastre, în scopul identificării persoanelor autorizate să tranzacționeze în numele clienților, beneficiarilor, furnizorilor și/sau prestatorilor noștri de servicii;
  • În scopul respectării hotărârilor judecătorești și exercitării și/sau apărării drepturilor noastre legale; și
  • În orice scop aferent și/sau auxiliar oricărora dintre cele menționate mai sus.

În ceea ce privește comunicările legate de marketing, vă vom oferi toate informațiile după ce ați selectat această opțiune de a primi aceste comunicări și vă vom oferi posibilitatea de a vă dezabona în orice moment. 

  1. Care este durata prelucrării

Datele cu caracter personal sunt stocate în vederea prelucrării lor pe durata necesară atingerii scopurilor de prelucrare menționate în prezenta politică și ulterior, pentru perioadele de retenție impuse de legislația aplicabilă. În cazul în care se inițiază o acțiune legală, Datele cu caracter personal pot fi păstrate până la finalul acestei acțiuni, inclusiv eventualele perioade de apel sau recurs, iar apoi vor fi șterse sau arhivate, conform prevederilor legislației aplicabile.

În principiu, vă vom păstra Datele cu caracter personal pe durata solicitată sau permisă de legislația aplicabilă. Ulterior, la expirarea acestor perioade sau la exercitarea unui dintre drepturile dumneavoastră, în conformitate cu legea, vom elimina/șterge Datele dumneavoastră cu caracter personal din sistemele și evidențele noastre și/sau vom lua măsuri pentru a le anonimiza, astfel încât să nu mai puteți fi identificat în baza acestora.

  1. Cui transmitem datele cu caracter personal

În desfășurarea activității noastre, vă putem transmite Datele cu caracter personal către:

  • Instituții publice (precum ITM, ANAF, primării), atunci când aceasta constituie o obligație legală;
  • Instanțe de judecată, autorități de aplicare a legii, autorități de reglementare sau avocați sau alte persoane dacă se dovedește necesar în mod just în vederea constatării, exercitării sau apărării unui drept în justiție;
  • Furnizori de servicii de facturare, curierat, IT, marketing, în baza unor acorduri de prelucrare a datelor cu caracter personal în conformitate cu legislația în domeniu, în scopurile permise, în numele nostru și numai în conformitate cu instrucțiunile noastre.

Datele cu caracter personal pot fi transferate în afara României, dar doar către state din Uniunea Europeană. Orice alt transfer internațional de date cu caracter personal are loc numai dacă sunt îndeplinite condiții impuse de GDPR:

  • Transferuri pe baza adecvării;
  • Transferuri supuse garanțiilor adecvate
  • Aplicabilitatea unor reguli corporative obligatorii.
  1. Măsuri de protecție și garanții

SMART ACADEMY implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate în vederea asigurării unui nivel înalt de securitate și protecție a datelor cu caracter personal. Noi utilizăm metode şi tehnologii de securitate, împreună cu politici interne şi proceduri de lucru, inclusiv de control şi audit, pentru a proteja datele cu caracter personal colectate conform prevederilor legale în vigoare.

  1. Drepturile persoanei vizate

Orice persoană vizată își poate exercita următoarele drepturi, în condițiile impuse de GDPR:

  • Dreptul de acces;
  • Dreptul de rectificare;
  • Dreptul la ștergere;
  • Dreptul la restricționarea prelucrării;
  • Dreptul la portabilitate;
  • Dreptul la opoziție a prelucrării;
  • Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri.
  • Dreptul de a se adresa ANSPDCP și instanțelor de judecată;

Pentru exercitarea acestor drepturi puteți contacta Responsabilul cu Protecția Datelor desemnat la nivelul SMART ACADEMY SRL prin e-mail la adresa office@smartacademy.ro .